تسلط بر زمان چیست و چگونه می توان زمان را کارآمد کرد؟ - وبلاگ نیازمندی

به گزارش وبلاگ نیازمندی، آیا احساس می کنید که برای انجام هیچ کاری زمان کافی ندارید؟ آیا شما واقعاً تسلط بر زمان و کنترلی بر آن ندارید؟ ما کنترلی بر سرعت گذر زمان نداریم. به خصوص با توجه به زمان و انرژی زیادی که برای امور روزمره احتیاج داریم، به راحتی می توانیم احساس غرق شدن کنیم. در نتیجه، ممکن است احساس درماندگی کنیم یا حس کنیم انگار زمان بر علیه ما کار می نماید.

در حالی که نمی توانید زمان خود را کنترل کنید اما می توانید نحوه صرف آن را کنترل کنید. ترجیحاً یک ساعت وقت باکیفیت را صرف کارهایی کنید که برای شما مهم هستند تا ده ساعت وقت گذاشتن برای انجام کارهایی که ارزش زمان ندارند. وقتی نوبت به زمان می رسد، کیفیت همواره مهمتر از کمیت است.

در این مقاله، یاد خواهید گرفت که چگونه کیفیت زمان خود را بهبود ببخشید و کنترل روز خود را با چارچوب منحصر به فرد ما در مدیریت زمان به دست آورید.

چارچوب تسلط بر زمان

حدود ده سال پیش، لایف هک (سایت منبع) یک کار تک نفره بود و من تنها بودم و هیچ تعهد خانوادگی نداشتم. من زمان زیادی داشتم، بنابراین وب سایت را از ابتدا ساختم و همه مقالات را خودم نوشتم و ویرایش کردم. اکنون که شرکتم را با تیم بزرگ تری توسعه داده ام و پدر دو پسر هستم، خواسته ها و مسئولیت هایم در سال های اخیر به شدت افزایش یافته است.

همانطور که می بینید، تغییرات زیادی اتفاق افتاده است. به هر حال، من یک انسان هستم و تغییر از مسئولیت پذیری در قبال خودم (و والدینم) در گذشته به مسئولیت پذیری در برابر همه اعضای تیم Lifehack و کل خانواده ام آسان نبود. در ابتدا غرق در کار و بحران بودم و استرس داشتم و نگران بودم که وقت کافی برای تکمیل تمام کارهایی که باید انجام دهم نداشته باشم.

من مجبور بودم خیلی با کار و زندگی خانوادگی دست و پنجه نرم کنم زیرا همواره سرم شلوغ بود. می خواستم شرکتم توسعه یابد اما در عین حال هم می خواستم زمان بیشتری را با بچه ها و همسرم بگذرانم. بدتر از آن این است که وقتی با پسرانم بازی می کردم ناخودآگاه به کار فکر می کردم و همسرم از این موضوع ناراحت بود و من احساس گناه می کردم. بدتر از آن این است که همسرم ناراحت شد زیرا من اغلب در حین بازی با پسرانم به کار فکر می کردم. از این بابت خیلی احساس گناه می کردم و آن موقع بود که فهمیدم باید تغییر کنم.

من با جمع آوری تمام نکات و بینش هایی که از کتاب ها و مطالعات مختلف در زمینه بهره وری به دست آورده بودم، آغاز کردم و در برنامه روزانه ام تأمل کردم تا بفهمم چه مسئله ای در مدیریت زمانم اتفاق افتاده است.

مدتی طول کشید تا من سیستم مدیریت زمان خود را آنالیز و بهبود بخشم اما در نهایت کار کرد.

با وجود اینکه هنوز همان مسئولیت ها را دارم اما دیگر دچار بحران نمی شوم. اکنون تعادل زمانی بهتری بین کار، خانواده و مراقبت شخصی دارم.

معلوم شد که کمبود زمان نبود، بلکه شکست در بهینه سازی بخشی از زمانم بود که باعث مسائل من شد.

مبارزه من الهام بخش من شد تا چارچوب تسلط زمان را ایجاد کنم که در حین کوشش برای حل مشکل مدیریت زمان خودم ایجاد کردم.

بعلاوه پس از معرفی آن به تیم Lifehack در محل کار، همه چیز بهبود یافت. همه افراد در Lifehack موفقیت را با آن تجربه نموده اند.

چارچوب تسلط زمان یک چارچوب 5 مرحله ای است:

چارچوب تسلط بر زمان

• ردیابی - پیگیری نحوه گذراندن زمان خود برای شناسایی مناطقی است که می توانید در آنها پیشرفت کنید.
• طراحی - مستلزم ایجاد برنامه ای برای نحوه گذراندن وقت و مشخص اهداف برای خود است.
• بهینه سازی - این به کشف راه هایی برای استفاده کارآمدتر و موثرتر از زمان اشاره دارد.
• انجام دادن - همه چیز در خصوص اجرای استراتژی خود و استفاده بهینه از زمان است.
• آنالیز - مستلزم آنالیز منظم پیشرفت شما و ایجاد هرگونه تغییر لازم در برنامه شما است.

اکنون، اجازه دهید روند گام به گام را توضیح دهم:

1. ردیابی

ردیابی زمان لازم است زیرا به شما امکان می دهد درک کنید که زمان خود را در کجا صرف کنید و مناطقی را که می توانید در آنها پیشرفت کنید را کشف کنید. می توانید با واقع بینانه بودن در خصوص زمان قابل استفاده خود و سازماندهی موارد ضروری خود در قالب تقویم، مقدار زمان در دسترس برای فعالیت های دیگر را ببینید. این می تواند به شما یاری کند کار خود را اولویت بندی کنید و از زمان خود بهتر بهره ببرید.

ردیابی زمان بعلاوه ممکن است به شما یاری کند تا عادت های اتلاف وقت را تشخیص دهید و تغییراتی را برای افزایش بهره وری خود ایجاد کنید. اگر یادداشتی منظم از نحوه گذراندن وقت خود داشته باشید، می توانید شناخت بهتری از اولویت های خود به دست آورید و از زمان خود استفاده موثرتری کنید.

برای تسلط بر زمان کارهایی که باید انجام دهید را در قالب تقویم قرار دهید: خواب، ساعات کاری و تعهدات خانوادگی و غیره. زمان به جامانده زمان قابل استفاده شماست.

2. طراحی

مرحله دوم یعنی طراحی، شامل ایجاد یک برنامه برای نحوه گذراندن وقت و مشخص اهداف شخصی است. این به معنای تهیه لیستی از اهداف یا وظایفی است که می خواهید انجام دهید و آنها را به ترتیب اهمیت و فوریت رتبه بندی می کنید. بسیار مهم است که واقع بین باشید و تنها چند مورد از اهداف خود را اولویت بندی کنید، همانطور که خواهید دید به احتمال زیاد وقت کافی برای تکمیل همه چیز در لیست خود را ندارید.

هنگامی که اولویت های اصلی خود را مشخص کردید، هر هدف را به اقدامات کوچکتر و قابل انجام تر تقسیم کنید. این می تواند به شما در پیشرفت به سمت اهدافتان یاری کند بدون اینکه احساس خستگی کنید.

آغاز با کارهای کوچک و غیر جاه طلبانه به شما این امکان را می دهد که به تدریج شتاب داشته باشید و به سمت اهداف خود پیشرفت کنید. این بعلاوه می تواند به شما یاری کند تمرکز و انگیزه خود را حفظ کنید زیرا می توانید ببینید که چقدر پیشرفت نموده اید و هنوز چقدر باید پیش بروید.

یک برنامه ریز در اینجا مفید است زیرا می تواند با ایجاد لیستی از اهداف و کارهای اولویت دار به سازماندهی شما یاری کند. ابزار برنامه ریزی مفیدی برای هماهنگ کردن برنامه شما با اهداف شما است.

3. بهینه سازی

هدف بهینه سازی کشف روش هایی برای استفاده کارآمدتر و موثرتر از زمان و در واقع تسلط بر زمان است. این به این معنی است که در اولویت های خود تجدید نظر کنید و از خود سؤالاتی بپرسید: آیا واقعاً باید این کار را انجام دهم؟ آیا واقعاً فوری است؟ آیا راه بهتری برای انجام آن وجود دارد؟ آیا می توانم آن را به شخص دیگری واگذار کنم؟

این سوالات به شما یاری می نماید تا فعالیت هایی را که فوری یا مهم نیستند شناسایی کنید تا بتوانید آنها را به تعویق بیندازید. با انجام این کار، می توانید بر روی مهمترین وظایف تمرکز کنید و زمان صرف شده برای فعالیت های بی اهمیت را کاهش دهید.

اگر کارها فوری یا مهم نیستند اما هنوز باید تکمیل شوند، آن ها را در رده انباشته قرار دهید. این وظایف انباشته را یک بار در هفته یا یک بار در ماه آنالیز کنید تا ببینید آیا زمان برنامه ریزی آنها فرا رسیده است یا خیر.

به عنوان مثال، در LifeHack، هر یک از اعضای تیم هر هفته بر اساس اهداف سه ماهه خود، در لیست کارهای خود، پروژه های عقب مانده را طوفان فکری می نمایند و ایجاد می نمایند. سپس، هر روز صبح، از لیست کارها انتخاب می کنیم که در روز روی چه کارهایی کار کنیم و زمانی را برای اتمام آن مشخص می کنیم.

علاوه بر این، با جستجوی روش های بهتر برای انجام کارها و فکر کردن به تفویض اختیار یا برون سپاری، می توانید راه هایی برای دستیابی به اهداف خود به طور موثرتر و صرفه جویی در زمان در درازمدت پیدا کنید.

4. انجام دادن

فقط انجامش بده! همانطور که پیغام تبلیغاتی نایک می گوید. انجام دادن به انجام عمل اشاره دارد. هر آنچه را که دنبال نموده اید و برنامه ریزی نموده اید بی معنی است مگر اینکه به آن عمل کنید.

از روش بلوک بندی زمان برای اختصاص دادن زمان برای کارهای مهم و تسلط بر زمان بهره ببرید. عمل تخصیص بخش های بزرگ زمان به وظایف مرتبط به عنوان بلوک بندی زمان شناخته می گردد. به عنوان مثال، می توانید جلسات را در روزهای دوشنبه و استراتژی را در روزهای سه شنبه برنامه ریزی کنید.

با مشخص محدودیت های زمانی، بلوک بندی زمان می تواند به شما یاری کند تا کار با کیفیت بالاتری را در زمان کمتری فراوری کنید. مشخص محدودیت های زمانی می تواند پیچیدگی و سردرگمی یک کار را کاهش دهد و به شما یاری کند کارها را انجام دهید. کار به گونه ای توسعه می یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن پر گردد.

5. مرور کنید

بنابراین شما در خصوص وظایف مهم خود اقدام نموده اید. حال اوضاع چگونه است؟ این همان چیزی است که مرحله نهایی بازبینی برای آن است.

پیشرفت خود را پیگیری کنید و همچنان که کار مهم خود را انجام می دهید به آنالیز آن ادامه دهید. آیا به هدف خود نزدیک می شوید؟ نظرتان در خصوص پیشرفت تان تا الان چیست؟

این مرحله نهایی شما را قادر می سازد تا شرایط فعلی خود و مقدار کار مورد احتیاج برای دستیابی به اهداف خود را ارزیابی کنید. وقتی پیشرفت خود را پیگیری می کنید، می توانید ببینید چه چیزی جواب می دهد و چه چیزی خوب نیست و در طول مسیر تغییراتی ایجاد کنید تا سریع تر به هدف خود نزدیک شوید. علاوه بر این، با مرور مداوم پیشرفت خود، می توانید پیروزی های کوچک خود را جشن بگیرید و به این راحتی انگیزه خود را از دست نخواهید داد.

نتیجه

ممکن است زمان غیرقابل کنترل به نظر برسد اما کارهایی وجود دارد که می توانید انجام دهید تا تسلط بر زمان خود را به حداکثر برسانید و احساس کنید که کنترل بیشتری بر زندگی خود دارید.

با توجه به نحوه گذراندن وقت، مشخص اولویت ها و ایجاد یک برنامه، می توانید از زمانی که دارید برترین استفاده را ببرید.

منبع:

lifehack